Nieuws & updates

Adfiz ontdekt meerwaarde van online vergaderen

Krijg je wel voldoende interactie als je online vergadert met een grote groep? Daar wilde Adfiz,de branchevereniging voor onafhankelijk financieel adviseurs, duidelijkheid over voordat ze al hun leden uitnodigden voor een online ALV. Om dit te testen, organiseerden ze een vergadering met de ledenraad via het platform van Online ALV. Enno Wiertsema, algemeen directeur van Adfiz, vertelt of dat voor herhaling vatbaar is.

Nu het vanwege het coronavirus niet mogelijk is om met grote aantallen leden fysiek bij elkaar te komen, zocht Adfiz naar alternatieven om de in juni geplande ALV toch door te laten gaan. Een online vergadering had daarbij hun duidelijke voorkeur. 

“We hadden er ook voor kunnen kiezen om de ALV door te schuiven naar de herfst, maar het is nog helemaal niet zeker dat we dan wel weer met zulke grote aantallen mensen bij elkaar kunnen komen. Maar misschien nog belangrijker: een ALV is hét moment waarop we samen met onze leden verschillende onderwerpen doornemen. Onderwerpen die stuk voor stuk gaan over zaken die belangrijk zijn voor de continuïteit van de vereniging en de doelen die we nastreven op –onder andere –het gebied van belangenbehartiging.Dat uitstellen; daar wil je niet al te lichtvaardig over doen. Een online ALV organiseren leek ons daarom beter,” legt Wiertsema uit. 

Oefenen met een ledenraadvergadering
“Voordat we alle leden voor een online ALV uitnodigden, wilden we wel zeker weten of het nou ook echt goed werkt,” gaat Wiertsema verder. “Kun je met zo’n grote groep echt vergaderen, of wordt het meer een soort tv-uitzending waarin we alleen maar zenden? We wilden graag vantevoren ontdekken hoe we het echt interactief konden maken, en of de techniek de leden in staat stelt om op een prettige én werkbare manier vragen te stellen aan het bestuur.” 
Daarom besloot Adfiz eerst een try out te organiseren voor de Ledenraad. Daarnemen zo’n 40 man aan deel, terwijl de ALV veel groter is en er tijdens de ALV ook meer vraagstukken worden behandeld.

Vergaderen via een speciaal vergaderplatform
Voor deze testcase werkten ze samen met het platform Online ALV, dat speciaal is ontwikkeld voor verenigingen, van lokale sportclub tot nationale branchevereniging. Wiertsema: “Dit platform was ons aangeraden door de Nederlandse Associatie, de branchevereniging van alle Nederlandse branche-, beroeps-en belangenorganisaties, federaties, fondsenen bonden. Zij hadden goede ervaringen met Online ALV, en wij inmiddels ook. Want hoewel het anders was dan een fysieke vergadering, was het echt een groot succes!” Vergaderen kan ook in Teams, maar een echte doorslaggevende factor voor Adfiz om voor Online-ALV te kiezen was de geborgde stemming. Waar andere systemen alleen de uitslag van een stemming vastleggen registreert Online-ALV alles rondom de stemming. Dus niet alleen wie waarop stemde en wanneer, maar ook wie op dat moment aanwezig was in de vergadering. Juist dát maakt het een geldige stemming!

Fysiek versus online vergaderen: wennen, maar waardevol
Adfiz ontdekte tijdens deze testcase dat een online vergadering toch wel echt anders is dan een fysieke vergadering. Wiertsema: “Een van de belangrijkste verschillen is dat je niemand in de ogen kunt kijken. Je kijkt in een camera, in plaats van naar gezichten die je directe feedback geven. Dat was echt even anders, maar daar wen je vrij snel aan. en als je eenmaal in de flow zit gaat het als vanzelf.

”Een ander belangrijk verschil zit in de sheets die je in de presentatie gebruikt. “Bij een fysieke ’vergadering wil je dat sheets zo weinig mogelijk tekst bevatten. Deze moeten voor zichzelf spreken en hooguit een aantal bullets en eventueel een afbeelding of illustratie bevatten. Bij een online vergadering mogen je sheets best meer tekst bevatten, heb ik gemerkt. Mensen hebben namelijk alle tijd hebben om die te lezen vanaf hun eigen beeldscherm. 

Aanpassingen ten opzichte van een fysieke vergadering
Behalve uitgebreidere sheets, vroeg de online vergadering om nog wat meer aanpassingen. “In een fysieke vergadering kun je zowel naar de sheets als de presentator kijken. In een online vergadering zie je één scherm tegelijk. Wij werkten met een regisseur van Online ALV, die steeds schakelde tussen de sheets en beeld van de presentatoren. Doordat dit goed werd afgewisseld, was het voor de leden prettig om naar te kijken. 

Ook hebben we een moderator gebruikt. Iemand uit ons eigen midden. Die filterde de vragen die gesteld werden door de leden en speelde ze door naar ons, zodat wij die vragen konden beantwoorden.”

Voordelen van online vergaderen
Adfiz is zeer te spreken over de online vergadering. Wiertsema: “Online vergaderen heeft flink wat voordelen. Je hoeft niet op reis om naar de vergaderlocatie te komen. Je hoeft geen locatie af te huren en te prepareren; je kunt de studio van Online ALV namelijk laten opbouwen waar je het zelf wilt. En we geven hiermee een voorbeeld aan onze leden: wil je iets nieuwsproberen, doe het dan gewoon. Als het niet succesvol blijkt, heb je het in elk geval geprobeerd. Een van onze rollen als branchevereniging is de leden te wijzen op nieuwe initiatieven en die aan te jagen. We willen graag dat de ondernemers in onze branchenieuwe dingen uitproberen en creatief zijn in hun oplossingen. Daarin kun je alleen succesvol zijn als je zelf ook het goede voorbeeld geeft.”

Vergaderen via Online ALV: voor herhaling vatbaar
Adfiz beschouwde deze ledenraadvergadering als testcase om tebeoordelen of ze hun ALV ook op deze manier konden organiseren. Wiertsema: “Het antwoord is volmondig ja. We hebben de vraag ook gesteld aan alle deelnemers in de ledenraadvergadering, en iedereen antwoordde daarop: ‘Ja, doe het absoluut ook zo met de ALV’. Het was echt een groot succes.” Voor de ALV heeft Adfiz nog een paar extra aanpassingen doorgevoerd. “Het platform is echt een ander medium, je kunt meer spelen met de beelden die je de leden wil laten zien en daar zullen we bij de ALV nóg meer gebruik van gaan maken.”

Nieuw medium, nieuwe kansen
Wiertsema verwacht dat de online vergadering een blijvertje is. “Ik denk dat als we weer terug zijn bij normaal –hopelijk het oude normaal, waarin we weer bij elkaar kunnen komen –dat we dan ook vaker zo’nbespreking online zullen doen. Het is een waardevol extra medium dat we aan deze periode overhouden.”

Je eigen online ALV organiseren?
Zie jij een online ALV ook als een mooie kans om je ledenvergaderingen toch door te laten gaan? En doe je dat het liefst met een tool die supereenvoudig werkt en 100 procent veilig is? Neem dan contact op met Online ALV voor meer informatie.

Klaar voor je eerste Online ALV?
Vraag direct een demo aan.

Get in touch

Heb je meer vragen, of wil je direct aan de slag?
Neem dan gerust contact met ons op!

TIMETOSPEAK
Hoofdvestiging

Zuideinde 16BG

7941GH Meppel

Nevenvestiging

Camplaan 41

2103 GV Heemstede

Telefoon
085-0230597

KvK. 77931157

BTW. NL861202909B01

Partner van De Nederlandse Associatie



Aanbevolen door NOC*NSF

© 2020 Online ALV, Inc. All rights reserved.• PrivacyverklaringAlgemene voorwaarden